Jak wysłać fakturę PDF do KSeF krok po kroku?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wymaga, aby faktury były przesyłane w formacie XML zgodnym ze schematem FA(2). Problem polega na tym, że większość firm otrzymuje faktury w formacie PDF – czy to z systemów księgowych kontrahentów, czy ze skanów dokumentów papierowych. Jak więc przejść z PDF do KSeF bez godzin żmudnego przepisywania?

Dlaczego nie można wysłać PDF bezpośrednio do KSeF?

KSeF przyjmuje wyłącznie pliki XML o ściśle określonej strukturze. Plik PDF to tak naprawdę „obraz” faktury – zawiera tekst, ale nie w formie ustrukturyzowanej, którą system Ministerstwa Finansów potrafi przetworzyć. Dlatego konieczna jest konwersja PDF na XML KSeF.

Metody wysyłania faktur PDF do KSeF

1. Ręczne przepisywanie danych

Najprostsza, ale najbardziej czasochłonna metoda. Otwierasz PDF, czytasz dane (NIP, kwoty, pozycje) i wpisujesz je ręcznie do bramki KSeF lub programu księgowego. Przy fakturach z kilkoma pozycjami to jeszcze do zniesienia, ale przy wielopozycyjnych dokumentach – np. od ubezpieczalni czy hurtowni –zajmuje to godziny i prowadzi do błędów.

2. Użycie programów z AI (OCR + sztuczna inteligencja)

Niektóre narzędzia wykorzystują sztuczną inteligencję do odczytu danych z PDF. Choć brzmi to nowocześnie, metoda ma poważne wady:

• AI czasem błędnie odczytuje kwoty lub numery NIP
• Twoje dane kontrahentów trafiają na zagraniczne serwery analityczne
• Koszt przeliczany jest za każdą przetworzoną stronę

3. Dedykowane reguły programistyczne (nasza metoda)

Nasze rozwiązanie działa na twardych regułach programistycznych, a nie na AI. Oznacza to, że system jest „nauczony” konkretnych wzorów faktur Twoich kontrahentów. Dane nie trafiają na żadne zewnętrzne serwery – przetwarzamy PDF i wysyłamy XML prosto do KSeF.

Jak wygląda wysyłanie faktury krok po kroku?

1. Przesyłasz nam wzory faktur– wysyłasz na maila kilka przykładowych PDF-ów od swoich kontrahentów.
2. Konfigurujemy system– uczymy nasz program czytać dokładnie ten format. Sprawdzamy poprawność na testowych dokumentach. Za konfigurację nie pobieramy opłat.
3. Logujesz się do aplikacji– dostajesz dostęp do panelu, w którym wgrywasz pliki PDF.
4. System generuje XML i wysyła do KSeF – cały proces trwa sekundy. Możesz sprawdzić status wysyłki w panelu.

Ile to kosztuje?

Nasz model cenowy jest prosty i przejrzysty. Do 50 faktur miesięcznie płacisz 150 zł netto. Powyżej 50 faktur – 250 zł netto. Nie ma żadnych ukrytych kosztów, podpiętych kart kredytowych ani automatycznych płatności. Jeśli w danym miesiącu nie przetwarzasz żadnych faktur – nie płacisz nic.

Dla kogo jest to rozwiązanie?

Nasz system sprawdzi się szczególnie w firmach, które:

• otrzymują wielopozycyjne faktury PDF od stałych kontrahentów
• współpracują z ubezpieczycielami (PZU, Warta, Hestia) i muszą rozliczać holowanie, naprawy, likwidację szkód
• prowadzą warsztaty samochodowe lub firmy transportowe z dziesiątkami pozycji na jednej fakturze
• szukają prostego programu do wysyłania faktur do KSeF bez skomplikowanej integracji IT

Podsumowanie

Wysyłanie faktur PDF do KSeF nie musi być męczarnią. Zamiast godzin ręcznego przepisywania lub ryzykownych narzędzi AI, możesz skorzystać z dedykowanego systemu, który jest dostosowany dokładnie do Twoich dokumentów. Konfiguracja jest darmowa, a płacisz tylko za faktury, które rzeczywiście wysyłasz.